Hurtownia przyjmuje towar od kilku dostawców, często w tym samym tygodniu. Faktura przychodzi mailem, dokument wydania z towarem, a informacja o brakach trafia do komunikatora. Po miesiącu trudno wyjaśnić różnice między zamówieniem a stanem półek. Jedno oznaczenie dostawy i regularny przegląd dokumentów oszczędzają późniejszego szukania.
Łącz komplet dla każdej partii
Przyjęcie oznacz datą i numerem zamówienia. Zachowaj potwierdzenie ilości, dokument przewozowy, fakturę i korespondencję o rozbieżnościach. Jeśli część produktów od razu trafia do klienta, zapisz powiązanie z zamówieniem sprzedaży. Biuro w Radomsku opisuje księgi rachunkowe i uzgadnianie rozrachunków.
Nie odkładaj wyjaśnienia braków
Przy niezgodności ilościowej opisz ją przy odbiorze, zanim towar zostanie rozdzielony. Późniejsze odtwarzanie stanu magazynu jest trudniejsze. Ustal, kto przekazuje dokumenty do księgowości i w jakim terminie. Dla mniejszych podmiotów biuro przedstawia też obsługę PKPiR i ewidencji; właściwy zakres zależy od firmy.
Raz w miesiącu sprawdź otwarte sprawy
Zestaw dostawy bez faktury, faktury bez potwierdzenia towaru i niezamknięte reklamacje. Taka lista pokazuje problem wcześniej niż sam roczny spis. Pytania dotyczące sposobu ujęcia konkretnych transakcji warto kierować do biura rachunkowego Iwony Krawczyk wraz z pełnym zestawem dokumentów.