Uczestnik konferencji ocenia organizację jeszcze przed wejściem na salę. Jeżeli dworzec i obiekt dzieli dłuższa droga, wspólny transport może uprościć przyjazd gości. Warunek jest jeden: rozkład przejazdów musi wynikać z rzeczywistych godzin przyjazdu, a nie z wyobrażenia organizatora o idealnym dniu.
Najpierw przyjazdy, potem kursy
Zbierz orientacyjne godziny przyjazdu i liczbę osób w poszczególnych oknach czasowych. Dopiero wtedy zapytaj o przewóz grupowy z kierowcą. Jeden duży przejazd może nie pasować, jeśli goście docierają pociągami co godzinę. Nie obiecuj więc transferu wszystkim, dopóki nie potwierdzisz wariantu z przewoźnikiem.
Punkt zbiórki musi być łatwy do znalezienia
W wiadomości do uczestników podaj dokładny adres, wyjście z dworca, godzinę odjazdu i telefon do koordynatora. Zdjęcie miejsca zbiórki bywa przydatniejsze niż długi opis. Warto też upewnić się, że wybrany autokar ma odpowiednią pojemność dla osób podróżujących z walizkami. Zapas miejsca nie powinien być liczony wyłącznie według liczby foteli.
Powrót zaplanuj osobno
Po konferencji część gości zostanie na kolacji, inni będą spieszyć się na pociąg. Rozdziel więc komunikację o dojeździe i powrocie. Jeżeli wydarzenie odbywa się w Warszawie, punkt wyjścia do rozmowy stanowi strona wynajmu autokarów. Przekaż przewoźnikowi rzeczywistą trasę, a uczestnikom tylko potwierdzone godziny. Dzięki temu transfer nie stanie się dodatkowym źródłem pytań przy rejestracji.